Em dúvida sobre a contratação de novos colaboradores? É possível que a melhor opção seja outsourcing. Conheça melhor esta prática e avalie se é a melhor saída para sua empresa.

Um dos sinais de que uma empresa está a crescer é a necessidade de aumentar a equipa para responder os novos pedidos de proposta. Porém, uma dúvida comum entre gestores é sobre como gerir este crescimento: é melhor investir em novos colaboradores ou entregar tarefas a terceiros via outsourcing? Se lhe passam pela cabeça questões como esta, precisa de prestar atenção aos pontos que levantamos neste post.

O outsourcing consiste em contratar uma fonte externa para ajudar a gerir o negócio ou entregar o produto (ou serviço) final. Contratar um especialista, seja um profissional ou uma empresa fornecedora de mão de obra. Estas pessoas tipicamente não vão trabalhar nos escritórios da sua empresa nem vão fazer parte dos quadros da empresa. É uma prática comum, tanto que até há prémios para empresas de outsourcing.

Ao contrário de outros países, em Portugal não há leis que regulamentem esta prática. Por isso, estas relações ficam submetidas à Lei Geral do Trabalho, que permite este tipo de contrato com empresas ou diretamente com profissionais. Contudo, em algumas áreas existem regras específicas para o outsourcing, como é o caso do setor farmacêutico.

Outsourcing, nearshoring, insourcing e offshoring

Antes de continuarmos com outsourcing, um esclarecimento rápido sobre dois outros conceitos relacionados: nearshoring, insourcing e offshoring. O nearshoring é parecido com o outsourcing, porém os contratados são empregados de outra empresa que trabalham dentro das instalações do contratante, agregando à equipa interna. O insourcing é a centralização, na empresa, de todas as atividades, mesmo aquelas que não fazem parte do negócio, como a contabilidade.

Já o offshoring é como se fosse um outsourcing a longa distância, já que representa a contratação de profissionais ou empresas em outro país. No âmbito europeu, por exemplo, Portugal é visto como um ponto atraente para outsourcing, devido ao baixo custo da mão de obra e ao bom nível de especialização dos profissionais. No entanto, o offshoring também pode ocorrer através de criação unidades próprias montadas em países menos desenvolvidos e, portanto, com custos menores.

Quando escolher outsourcing?

Em geral, as empresas optam pelo outsourcing de atividades que não são o seu "core", ou seja, a sua atividade-fim, a sua essência. Uma empresa de software, por exemplo, pode ter a boa experiência em fazer outsourcing das suas atividades de comunicação. Mas também pode fazê-lo com alguma tecnologia que a empresa não domine e que não seja estratégica para ela.

Uma agência de comunicação pode economizar ao fazer o outsourcing do seu desenvolvimento de software em vez de desenvolver as suas próprias soluções com membros da sua própria equipa. São opções que se tornam especialmente vantajosas em micro e pequenas empresas, que não têm orçamento suficiente para qualificar colaboradores internos ao ponto deles poderem trazer resultados tão bons quanto empresas ou profissionais externos especializados.

Outro exemplo em que vale a pena usar o outsourcing é na resposta a pedidos extraordinários, como um grande projeto temporário que precisa do dobro das pessoas de um período.

Casos em que é melhor contratar

Incluir uma pessoa deve ser a prioridade quando o desempenho dela estiver diretamente ligado à criação e produção do que a empresa vende. Este argumento é reforçado quando o trabalho que o novo colaborador desenvolverá tem uma saída constante. Desta forma, o custo com salários, encargos e benefícios é compensado pelo que ele vai produzir. Além disso, será uma pessoa que vive não apenas o dia a dia da empresa, mas partilha da mesma cultura, valores e objetivos e não está dispersa em outro ambiente. É alguém que vai querer ver a empresa crescer e ficar atento a novas oportunidades para o negócio, uma vez que está dentro dele.

A decisão sobre contratação ou outsourcing envolve ter consciência plena do propósito do seu negócio, seguida de avaliações sobre a sua estratégia e o seu orçamento. Para ajudar neste processo, relacionamos algumas das principais vantagens e desvantagens desta prática.

Vantagens

Redução de custos fixos

Em todas as modalidades, a maior vantagem para a empresa é a redução de custos fixos, uma vez que o profissional ou a empresa contratados via outsourcing podem ser acrescentados ou removidos da equipa segundo as necessidades do negócio, em termos de número de pessoas, experiência ou área de trabalho. Assim, você pode ter colaborações temporárias ou fixas de acordo com sua necessidade.

Foco no “core” do negócio

Enquanto você delega as várias tarefas aos contratados via outsourcing, sua empresa e sua equipa estão focadas em criar e produzir seu produto ou serviços, ou seja, seu “core”.

Ajuda tecnológica e acesso a talentos globais

As ferramentas digitais disponíveis atualmente auxiliam na gestão de equipas mistas, com funcionários e contratados via outsourcing. Com estas, é possível unir outsourcing e offshoring sem problemas, o que permite a empresa contratar os talentos necessários em todo o mundo. Esta é, inclusive, uma categoria que tem o benefício adicional do fuso horário. Os contratados localizados noutros países, permitem continuar o fluxo de trabalho até mesmo enquanto parte da equipa está a dormir.

Desvantagens

Falta de entrosamento

Há um risco de desalinhamento de interesses e falta de entrosamento por parte dos contratados em outsourcing em comparação aos contratados. Ao falar entrosamento, é preciso preocupar-se. Sem ele podem surgir problemas. Por exemplo, atraso nas entregas por falta de compromisso e a necessidade de refazer trabalhos devido à falta de conhecimento do seu negócio e falta de compromisso com as metas com que sua empresa se comprometeu.

Aprendizagem desperdiçada

Outra desvantagem é a sua empresa não aprender com a tecnologia, conhecimento e vivências envolvidas no serviço - o que seria prejudicial no caso de uma contratação outsourcing ligada diretamente ao core da empresa, como no caso de uma empresa de software que contrate outra empresa ou programadores freelancers dentro ou fora do país.

Problemas de comunicação

Mesmo com o suporte de ferramentas digitais, a comunicação pode ser prejudicada pela distância física entre a sua empresa e os contratados via outsourcing. Isto pode ser agravado se o outsourcing for combinado com offshoring, especialmente pelas diferenças culturais e de linguagem.