Ter uma gestão eficaz é essencial para a sobrevivência do seu negócio. Damos 7 dicas para que possa garantir um faturação saudável.

A faturação é uma das áreas mais importantes da empresa que, quando mal administrada, pode causar grandes prejuízos financeiros. Conversamos com diversas empresas todos os dias e, ao analisar os diferentes processos de cobrança, conseguimos identificar quais são as práticas que levam a uma faturação saudável.

1- Envie a fatura o mais rápido possível

Enviar as faturas por e-mail é um método que irá garantir que o cliente receba rapidamente a sua fatura. Para além disto, enviar um e-mail tem um custo de envio muito baixo senão nulo.

2- Garanta que o seu cliente recebeu a fatura

É também muito importante confirmar se o cliente recebeu ou abriu o e-mail com a informação sobre a fatura. Por vezes, os e-mails podem ir para a caixa de spam e quanto mais cedo a empresa conseguir identificar a ocorrência, mais rapidamente pode criar um solução. Nestes casos, procure outros meios para enviar a fatura ou entre em contacto com o cliente por telefone para informar sobre o envio da fatura.

A plataforma da MagniFinance para além de informar se o seu cliente recebeu ou não a fatura, informa também caso este tenha feito download da mesma.

3- Confirme se o cliente efetuou o pagamento.

Tenha um sistema que permita sempre verificar se o cliente efetuou o pagamento. Ao implementar um sistema que possa fazer esta verificação, tem a confirmação de que se encerrou o ciclo de venda e ainda pode saber quais são os pagamentos que estão pendentes.

Através da MagniFinance é possível fazer a reconciliação bancária e ter um sistema que lhe permite controlar todo o dinheiro que entra e sai da sua conta bancária.

4-  Emita a fatura de acordo com a data exigida pelo cliente pela primeira vez.

Emitir notas de crédito ou notas de débitos para reemitir uma fatura implica recursos e tempo que poderiam ser aplicados noutras áreas do seu negócio.  

Além disso, ao reemitir uma fatura a data de pagamento geralmente também é alterada, visto que, por norma, está associada à data de emissão da mesma.

5- Peça ao cliente, com antecedência, os dados necessários para emitir a fatura.

Para emitir uma fatura, é preciso ter todos os dados que o cliente necessita para poder declarar a fatura. Os dados necessários para a fatura geralmente são os seguintes:  

- Nome da empresa, NIF e endereço (confirme sempre o endereço ​​de entrega da fatura, pois o mesmo pode ser diferente do NIF que está registado na Segurança Social);

- Confirme se o cliente precisa de alguma informação específica para faturar, exemplo: um pedido de compra ou número de ordem para aprovar a compra no departamento da empresa;

- Descrição detalhada de quantidades; descontos de preços, se aplicável; valor total a pagar e IVA;

-  Condições, data de pagamento e a data em que o cliente requisitou o produto ou serviço, caso não tenha pago no momento.

-  Tenha uma forma de pagamento clara, como por exemplo  o NIB da conta que o cliente deve enviar o dinheiro;

6- No caso de descontos por se pagar a pronto pagamento, inclua essa informação na fatura.

Inclua todos os descontos efetuados e o valor descontado na fatura. Se tem outros termos de pagamento tal como penalizações para pagamento em atraso, seja específico nos termos e condições do documento.

7- Tenha um sistema rápido para resolver qualquer questão sobre a fatura.

É comum os clientes levantarem pequenas questões ou fazerem solicitações de alterações na fatura que causam alterações na data de emissão do documento final e, consequentemente, na data de pagamento. Perante estas situações, é aconselhável que tenha um sistema rápido que possa garantir uma boa gestão da faturação da sua empresa.

A MagniFinance é uma plataforma completa que contém as funcionalidades necessárias para que possa pôr em prática todas as dicas aqui mencionadas.