Está a começar a usar softwares de faturação? A MagniFinance dá-lhe dicas de como evitar os erros mais comuns. Respondemos perguntas como: Quais os etapas da faturação? Para que serve uma nota de crédito? Como melhor gerir a minha faturação?

A administração de um negócio próprio requer muitos esforços que vão além de vender um produto ou serviço. Um deles é conhecer um procedimento indispensável: a faturação. A emissão de faturas deve ser feita independentemente do modo como você controla as contas da empresa, se é de forma manual ou através de uma plataforma de gestão financeira como a MagniFinance.

A fatura garante ao seu cliente um comprovante da efetivação do negócio e, mais do que isso, é um registo da transação comercial para a Autoridade Tributária de Portugal, que vai cobrar impostos a partir dos valores representados nesse documento. Neste post, preparamos algumas orientações sobre como emitir faturas de acordo com as leis portuguesas e como evitar os erros mais comuns. Você também encontrará dicas de gestão que vão facilitar o processo de faturação no dia a dia, além de conhecer outros documentos relacionados às faturas que podem ser exigidos pela Autoridade Tributária.

Etapas da faturação

Em geral, o fluxo de faturação ocorre em duas etapas básicas: emissão de orçamento e emissão de fatura. Se sua empresa entrega orçamentos (para empresas prestadoras de serviços) ou faturas proforma (para venda de produtos), eles serão a primeira fase do ciclo de faturação. Isso porque, se você emite esses documentos, é a partir deles que deve ser emitida a fatura. Outro motivo é que, neste ano, a Autoridade Tributária de Portugal passou a obrigar as empresas a enviá-los, ainda que não sejam cobrados impostos sobre eles.

Se não há entrega de orçamentos ou fatura proforma, o primeiro passo será a emissão da fatura. Na MagniFinance, a criação da fatura é feita com alguns cliques e pode ser enviada por e-mail para o cliente. Em relação à entrega ao cliente, o que ocorre de modo mais comum para empresas menores é que o pagamento seja feito antes da emissão da fatura, seja ela feita de modo manual ou através de um sistema. Assim, o imposto só é pago se o dinheiro já entrou na caixa. Em grandes companhias, muitas vezes a fatura é entregue antes do pagamento, devido à sua tributação diferenciada.

Outros documentos do processo de faturação

A fatura não é o único documento relevante para a gestão financeira da sua empresa e que devem ser incluídas no ficheiro SAF-T (que é enviado à Autoridade Tributária). Em Portugal, além de orçamentos (ou faturas proforma), há também as guias de transporte e guias de remessa, as notas de crédito, as notas de débito e os recibos.

As guias de transporte são documentos fiscais necessários quando há deslocamento do produto e devem acompanhá-lo em todo o trajeto. As guias de remessa são semelhantes às guias de transporte, mas também servem para prestação de serviços, enquanto as guias de transporte são exclusivas para produtos.

No caso das notas de crédito, elas são usadas pela empresa que vendeu o produto ou prestou o serviço quando for necessário anular uma fatura (leia mais no próximo tópico).  Já as notas de débito devem ser emitidas para retificar o valor cobrado em uma fatura, permitindo que o vendedor do produto ou prestador de serviço corrija o preço e receba a diferença.

Já os recibos não têm valor fiscal, mas podem ser solicitados pelos clientes como comprovação extra da efetivação do pagamento, especialmente para quem adota o regime fiscal de IVA de caixa.

Evite os erros mais comuns de faturação

Listamos alguns dos erros típicos no processo de faturação para que você fique atento e saiba como resolvê-los.

Emissão de fatura com dados errados. Antes de emitir a fatura, é importante revisar todos os dados do cliente, uma vez que a legislação tributária não permite alterar o documento depois de emitido. Mesmo que o documento seja cancelado e o IVA referente a ele não seja considerado, a fatura entrará nos registos do ficheiro SAFT, mas não há preocupação, uma vez que não há punições para a empresa nem cobrança de imposto. Caso não tenha enviado ao cliente, basta cancelar a fatura e fazer uma nova. Porém, se entregou a fatura ao cliente e recebeu o valor correspondente, o aconselhável é emitir uma nota de crédito (com os mesmos dados da fatura incorreta) para ele assinar e devolver. Em seguida, emita uma nova fatura e entregue ao cliente.

Informar o NIF errado e emitir uma fatura com ela. Outro erro comum devido à falta de atenção na hora do preenchimento dos dados da fatura é com o Número de Identificação Fiscal (NIF). Ele é o código que representa uma empresa na fatura. Caso o NIF seja informado incorretamente e a fatura seja fechada, ela não terá validade para o cliente, já que não é o NIF dele que está registrado. Assim, é preciso cancelar a fatura e fazer outra com os dados correctos.

Data de emissão diferente da data da venda do produto ou da prestação do serviço. De acordo o CIVA (Código do IVA), as faturas podem ser emitidas até o 5º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido (a venda do produto ou prestação do serviço). É preciso não só observar este prazo, mas também a ordem de emissão das faturas. Ou seja, se emitiu uma fatura com data no futuro, a emissão seguinte deverá ser, obrigatoriamente, depois da data futura usada na emissão anterior.  Veja mais no item seguinte, “Atenção à numeração das faturas”.

Dicas de gestão que podem ajudar na sua faturação

Selecionamos algumas orientações específicas para melhorar o seu dia a dia na emissão de faturas.

Atenção à numeração das faturas. Ter um código que identifique cada fatura de forma única é importante para o arquivamento, rastreamento e consulta dos documentos. Se não tem um sistema que faça isso de forma automática, um exemplo a ser seguido é ter uma nova série a cada ano, preferencialmente começando com o número referente ao ano e o número do documento em seguida: (ano)001, ou 2017001, 2017002 e assim por diante. Ou usar a mesma lógica para um projeto. Digamos que um projeto chamado Vinhedos tenha faturas VIN001, VIN002, etc.

Crie faturas recorrentes. Quando são vendidos produtos ou prestados serviços com regularidade, o ideal é criar faturas recorrentes. Neste caso, isso só é possível dentro de um sistema como o MagniFinance, em que é feito o agendamento futuro e as faturas são geradas automaticamente sem prejuízo à sua ordem cronológica. Clique aqui e entenda como funciona.

Pondere sobre cobrar juros por faturas atrasadas. A cobrança de juros em faturas em atraso está amparada por lei e deve ser feita principalmente se o cliente já deixou claro que não tem intenção de pagar ou de voltar a fazer negócio com você. Mas se não for este o caso e sua empresa não quer prejudicar o relacionamento com o cliente, ainda que ele esteja inadimplente, o melhor caminho é o diálogo.

Fique sempre de olho no fluxo de caixa. A emissão de faturas - e a receita correspondente - é um reflexo da desenvoltura da empresa: se vende mais, fatura mais. Entretanto, uma boa faturação não implica necessariamente em aumento de lucro, principalmente se a despesa é alta. Como já indicamos neste post sobre gestão financeira para PMEs, para controlar o equilíbrio entre entradas (faturação) e saídas (despesas) e a saúde financeira da empresa, é essencial acompanhar o fluxo de caixa.