Fazer a gestão do dinheiro da sua empresa não é algo simples, muito menos quando não se tem o software adequado. Conheça a história do Pedro que utiliza o excel para controlar os custos da sua empresa.

O pedro adora números e cálculos e tem orgulho no seu trabalho, e diariamente, monitoriza e analisa as movimentações financeiras da empresa em que trabalha. Hoje em dia, não gasta horas e horas com a criação de fórmulas nem com atualizações manuais de folhas de cálculo. Há algum tempo, ele adotou a MagniFinance como plataforma de gestão financeira, automatizando  os processos de gestão financeira da sua empresa. Hoje, o Pedro não consegue imaginar o seu trabalho sem uma solução que reúna faturação, reconciliação bancária e sincronização dos movimentos bancários mas nem sempre foi assim, até conhecer o novo sistema, o Pedro não queria deixar de usar o Excel.

Com 55 anos, o Pedro é de uma geração para a qual o Excel se tornou um grande aliado. Quando o Pedro era recém-formado da faculdade de economia, viu a folha de cálculo ser lançada. Era, de fato, uma ferramenta magnífica: realizava cálculos que antes eram feitos com lápis e papel, armazenava as informações em computadores e permitia que os números pudessem ser novamente calculados. O Pedro ficou encantado e tornou-se o melhor amigo do Excel.

Passado alguns anos, o Pedro quando  entrou para a empresa onde trabalha até hoje, foi o Excel que esteve ao seu lado servindo-se dele para  criar folhas de cálculo para gestão de fluxo de caixa e para a reconciliação bancária. Centenas de ficheiros foram sendo criados pelo Pedro para guardar as informações financeiras que lhe davam tanto trabalho e tanto orgulho. Novos softwares eram criados para a gestão financeira, mas Pedro não abria mão do Excel, mesmo quando lia artigos que diziam que as folhas de cálculo já não serviam para gerir empresas. Foi assim durante muitos anos, até que a empresa onde o Pedro trabalhava começou a crescer e alguns processos começaram a ficar mais complicados de serem feitos.

O problema de como gerir o crescimento da empresa  

Um desses problemas era o controlo de faturas a pagar. Os fornecedores costumavam mandar uma carta com a fatura em papel, que era recebida no departamento de gestão financeira por um assistente que tinha a tarefa de marcar, a caneta, as faturas destinadas a pagamento. Entre muitas outras atividades, o assistente fazia o registo das faturas como “a pagamento” na folha de cálculo e, ao tentar ganhar tempo nessa tarefa, esperava que se acumulassem duas ou três faturas para encaminhá-las para pagamento.

Era uma “confusão” que muitas vezes resultava pagamentos em falta, e o consequente mal-estar com fornecedores. Por outras vezes, na azáfama do trabalho, era interrompida por um colega ou por uma chamada e esquecia-se de marcar o documento como pago e a fatura acabava por ser paga duas vezes. Falhas semelhantes ocorriam no controlo das faturas de clientes. O próprio Pedro tentou tomar conta deste processo, entretanto sua posição na empresa ganhava caráter estratégico, o que lhe deixava ainda menos  tempo para tarefas quotidianas.

A perda de tempo com folhas de cálculo

Como tudo era controlado por folhas de cálculo, erros numa tabela acabavam por comprometer todas as outras, gerando informação não correspondente entre o extrato bancário e o que havia nos registos do Excel. Foi um momento em que falar em bancos significava dores de cabeça para o Pedro.

Com o aumento das vendas da empresa, havia cada vez mais números para serem alimentados nas folhas de cálculo e, consequentemente, multiplicavam-se os detalhes da reconciliação bancária manual. O Pedro ficava aflito ao ver sua equipa a gastar mais horas a inserir e comparar informação em folhas de cálculo, do que a gerar relatórios e análises para sustentar o crescimento da empresa.

Houve um dia em que tudo piorou: os sucessivos erros nas folhas de cálculo fizeram a empresa não dispor de dinheiro em caixa suficiente para pagar uma cobrança à Autoridade Tributária, obrigando a empresa a contrair um empréstimo urgente a juros altíssimos. Como o Pedro era muito eficaz e já estava na empresa há muitos anos, foi poupado à  demissão. No entanto, tomou uma decisão importante: resolveu considerar a modernização da gestão financeira da empresa através de uma plataforma que um colega controlador financeiro lhe havia recomendado, a MagniFinance.

Momento de procurar uma solução de gestão financeira online

A primeira coisa que o Pedro fez foi pesquisar sobre a plataforma. Leu o  site da plataforma, da página inicial às perguntas frequentes. Ele ficou espantado ao ver todos os recursos disponibilizados. Ainda assim, não estava muito convencido! Conversou com o amigo que lhe tinha feito a recomendação que lhe deu ótimas referências, afirmando que os processos automatizados lhe pouparam tempo e evitaram até mesmo perdas financeiras. Ainda não satisfeito, o Pedro questionou a equipa de atendimento ao cliente da MagniFinance através do chat disponível no site da plataforma. Queria saber tudo sobre como a gestão financeira podia ser realizada através da plataforma, especialmente a reconciliação bancária.

A pessoa que lhe respondeu tirou todas as dúvidas do Pedro, que ainda queria uma informação adicional: se era possível fazer a transição para a MagniFinance,  sem perder a informação de faturação? “Sim”, clarificaram-lhe  pelo atendimento via chat online, “basta exportar o ficheiro SAFT do seu sistema de faturação atual e importá-lo no MagniFinance, onde tudo será feito num só sítio”. Era o argumento que faltava ao Pedro. Mas houve um momento especial na conversa que deixou o Pedro muito feliz, embora o controlador financeiro tenha contido a emoção. Foi quando a pessoa que lhe estava a atender disse  que é possível criar relatórios na MagniFinance com uma aparência semelhante à das folhas de cálculo do Excel, através de uma funcionalidade chamada “Tabela Pivot”. Pedro sentiu-se aliviado por ainda poder contar com uma lembrança do Excel no novo sistema que iria adotar.

Adoção de um software de gestão financeira

Embora estivesse desconfortável e até pouco triste por deixar o Excel de lado , um companheiro de tantas batalhas, o Pedro era um homem sensato. Levou todos os argumentos ao dono da empresa, que não demorou a  autorizar a subscrição do MagniFinance - até porque com um custo de € 19,90 por mês (sem IVA) se tornava barato para tantas vantagens.

O Pedro contou com todo o suporte da equipa MagniFinance para fazer a transição das suas folhas de cálculo para a plataforma. Hoje, o Pedro, no expoente máximo do  cargo de gestor financeiro, cuida da tesouraria de uma empresa muitas vezes maior do que era na época do Excel.

Percebeu porque é que precisávamos de contar essa história? Muitos dos nossos clientes que usavam intensamente o Excel, hoje adoptaram a  MagniFinance porque compreendem  as vantagens de ter os processos de  gestão financeira automatizados de forma rápida e confiável . O Pedro citado neste texto é uma personagem que criamos para representar muitos dos nossos usuários reais.

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