Um dos procedimentos que asseguram a saúde financeira de um negócio é a reconciliação bancária, que nada mais é do que uma associação entre as faturas e os movimentos bancários da empresa. Assim, o empresário está sempre a par de entradas e saídas de dinheiro da conta bancária, evita atrasos nos pagamentos , garante o controlo do saldo disponível e dá informações confiáveis para a tomada de decisões estratégicas.

É um processo aparentemente simples, no entanto facilmente composto de numerosas e diversas transações, mesmo nas micro e pequenas empresas que têm conta em apenas um banco. Se for executada manualmente, a tarefa exige muito tempo e atenção de um colaborador, de um gestor, ou até de toda uma equipa. É ainda possível encontrar empresas que fazem a reconciliação bancária manualmente, valor a valor. Porém, ao usar um serviço de sincronização bancária, como o que é oferecido pela MagniFinance, é possível automatizar a tarefa com uma enorme redução de custos e de riscos.

Como é feita a reconciliação bancária manual?

Quando o processo é feito manualmente, o extrato é obtido do banco e processado item a item. Isso inclui transações com pagamentos feitos/recebidos para fornecedores e por clientes - seja por transferência bancária, pagamento de faturas por multibanco, depósito em numerário, ou até débito de um cartão de crédito. Cada uma delas precisa ser identificada e classificada.

Além disso, quem opta por folhas de Excel para fazer a verificação manual, precisa de ter uma série de cuidados para ter a certeza que os resultados vão retratar a realidade da empresa. Um deles é estabelecer uma rotina de reconciliação bancária. O ideal é que seja feita diariamente, para que o volume de dados a serem comparados e analisados seja reduzido e possíveis inconsistências sejam corrigidas o mais rapidamente possível.

Como a sincronização bancária automática ajuda a empresa?

Com a MagniFinance, a sincronização bancária permite que o saldo e o extrato de todas as contas bancárias da empresa estejam actualizados num só sítio, em tempo real, várias vezes ao dia. Em poucos segundos, é possível registar no sistema, de forma segura, quantas contas bancárias forem necessárias. As informações fornecidas à plataforma para aceder aos bancos não autorizam, por si só, efectuar movimentos bancários e são guardadas de forma cifrada e segura.  

Autorizado o acesso, os dados são automaticamente comparados com os documentos financeiros (faturas/recibos, etc) emitidos ou inseridos na plataforma, que tem várias outras ferramentas de gestão financeira. Com um algoritmo inteligente, o sistema sugere associações para as transações da conta bancária com os documentos correspondentes. Por exemplo, indicando que certo pagamento provavelmente serviu para pagar certa fatura do cliente. As categorias através das quais as transações são identificadas são sugeridas pela plataforma, mas também podem ser customizadas pelo utilizador. Nas sugestões de associações são também tidos em conta documentos como notas de créditos ou pagamentos parciais, que normalmente dificultam em muito a reconciliação bancária.

As facilidades da MagniFinance podem ajudar até mesmo quem prefere não tomar partido da  ligação direta da plataforma com o saldo e o extrato da empresa. Basta fazer a importação dos movimentos bancários para a MagniFinance. A reconciliação, nesse caso, não é em tempo real, mas ainda assim poupa à sua equipa o esforço de analisar a reconciliação manualmente.

Ainda não estou certo de que preciso da sincronização bancária

Muitas vezes, gestores e empresários ficam desanimados perante a necessidade de fazer a reconciliação bancária, mas essa é uma postura gerada principalmente pela morosidade do processo manual. A dificuldade da verificação manual também pode induzir a outro erro, que é o de achar que as transações da empresa não “podem” ser automatizadas. Vamos listar alguns motivos adicionais que mostram por que você não deve abdicar da sincronização bancária automática:

Economia

O custo mensal da MagniFinance, que tem sincronização bancária e diversos outros recursos de gestão financeira, é de apenas € 19,90 por mês (mais IVA). É um valor pequeno e  facilmente compensado pela poupança de horas de trabalho que o seu uso representa. Um cálculo simples prova esse ponto. Para ter precisão e segurança nos resultados da reconciliação bancária, é preciso realizá-la pelo menos uma vez ao dia. Feito de forma manual, o processo levará cerca de 20 minutos para ser completado - em uma estimativa otimisticamente. Ao fim de um mês, são 440 minutos ou 7 horas de trabalho. Na prática, perde-se um dia útil somente com a atualização manual e as checagens dos movimentos bancários inerentes à reconciliação. Já com a MagniFinance, o processo é feito de modo automático, em tempo real, várias vezes ao dia.

Quando é feita a comparação financeira, a plataforma também é a melhor opção: mesmo se considerarmos um colaborador que ganhe o salário mínimo (€ 557), o custo para que ele realize somente a reconciliação será de € 23,20 ao mês. Enquanto a MagniFinance - que poderia, inclusive, ser operada por esse mesmo colaborador - ainda oferece uma série de outras funcionalidades que também reduzem custos e aumentam a produtividade.

Redução de risco financeiro

Outro ponto que gera mais valias é o controlo do dinheiro e a redução do risco financeiro.  Com a eficiência da sincronização bancária da MagniFinance, o gestor pode acompanhar com mais precisão como o seu fluxo de caixa se vai se comportar. Entre outras vantagens, essa monitorização permite uma previsão precisa do dinheiro necessário para efetuar os pagamentos. Ao evitar falhas de liquidez, a empresa mantém em dia os pagamentos a fornecedores essenciais ao negócio, os quais, caso contrário, poderiam impedir suas próximas vendas e afetar negativamente os resultados.

Aumento de produtividade

Com a automatização promovida pela sincronização bancária, profissionais que antes gastariam horas com a reconciliação bancária manual podem investir esse tempo em atividades mais produtivas e estratégicas.

Tendência de mercado

Não só empresas, mas também consumidores estão migrando de forma consistente para pagamentos eletrônicos imediatos, feitos em tempo real e disponíveis 24 horas por dia. Até mesmo empresas com apenas um colaborador ou pessoas com atividade aberta estão usando a nossa plataforma para gerir as suas próprias contas bancárias. Acompanhar esse ritmo requer uma aplicação ágil, segura e que dê resultados em tempo real, como a MagniFinance.

Ainda tem dúvidas sobre as vantagens da sincronização bancária? Deixe as suas perguntas nos comentários ou use o nosso chat online e fale com um dos nossos colaboradores.