Quando começamos uma Startup muito nos falam de tudo o que precisamos de saber para criar e gerir uma empresa, para desenvolver um produto, preparar a tesouraria, noções de fiscalidade, desenvolvimento de produto, etc.
A quantidade de competências ou skills é tão vasta e variada que é normal os programas de aceleração demorarem meses em que os empreendedores são treinados e acompanhados por muitos profissionais de renome que apoiam o seu projecto. Em alguns casos, conseguem que não repitam os erros que outros já cometeram, aprendendo pela experiência. A verdade é que é tão bom fazer erros novos que não precisamos de repetir os dos outros.
Mas voltando ao tema que abordamos hoje, qual é a competência que lhe vai ocupar dias… e dias… e dias… e horas…. e Minutos no Computador, no Telefone e em qualquer pausa que tenha?
Ainda não adivinhou?
É a competência de escrever e-mails eficazes. É uma competência chave que pode fazer ou matar um negócio. Pode conquistar ou afastar um investidor, já para não falar nos clientes que tanto custam a angariar no início.
A vida de um empreendedor passa muito por compor, enviar e responder a e-mails para as mais diferentes situações. Por exemplo, numa equipa de 5 sócios, qual será a forma mais rápida de manter todos a par do ponto de situação das tarefas em curso? Uma aplicação de gestão de tarefas, claro.
Mas, esta aplicação vai enviar um e-mail a cada actualização ou comentário à tarefa. Logo… mais e-mails.
Se tentamos marcar uma reunião com um potencial cliente ou investidor por telefone qual é a frase mágica do outro lado? Primeiro envie um e-mail de apresentação.
Depois de vários e-mails e telefonemas quando finalmente conseguimos falar com um jornalista, como é que conseguimos voltar a comunicar com ele sobre o nosso produto? lá está, por e-mail.
Seja compondo directamente ou criando a informação que depois é veiculada por e-mail, como é o caso das discussões dos Grupos de LinkedIn são mais lidas quando são enviadas por email do que quando surgem apenas no grupo. Será que alguém já parou para nos dar umas dicas de como optimizar esta comunicação?
Sim. Já há muita informação disponível sobre a melhor forma de escrever um e-mail ou uma e-newsletter ou um e-mailing. Mas acreditamos ser importante referir algumas boas praticas que possam ajudar todos os empreendedores que são surpreendidos por esta ser uma das tarefas que mais executam no seu dia-a-dia: Enviar e-mails e gerir a sua caixa postal.
- A última coisa a escrever é o destinatário. É muito fácil e pode acontecer enviar o email por engano antes de o terminar. Assim evita que ele siga sem que o tenha terminado e revisto.
- Se menciona um anexo não se esqueça de o incluir. É um clássico receber uma resposta contendo apenas “Falta o anexo”.
- Depois de anexar um ficheiro, abra-o sempre. Pode acontecer que o nome do ficheiro não esteja coerente com o conteúdo e não queremos enviar um draft como o documento final.
- Use palavras chave no Assunto. Assim será mais fácil encontra-lo mais tarde quando ele estiver entre os milhares de email que habitam na sua in-box.
- Seja objectivo e escreva de forma directa. Quando lemos um email pretendemos receber o máximo de informação no mínimo de tempo.
- Comece o email pela informação mais relevante. Lembre-se que muitas aplicações de gestão de e-mail apenas mostram as primeiras linhas.
- Se o assunto é longo e complexo, antes de responder novamente por e-mail, opte por um contacto pessoal ou telefónico. Aumentará a eficácia do e-mail e reduzirá o número de e-mails trocados.
- Releia sempre os emails. Os erros e falta de pontuação são desmotivastes para quem está a ler e podem descredibilizar o seu projecto.
- Tente responder em 24h. Se precisar de pesquisar o tema para responder comunique ao seu interlocutor que recebeu a mensagem e que precisa de tempo para uma resposta mais profunda.
- Envie o email apenas para quem o precisa. Quando um e-mail é direccionado para uma equipa e gera um debate que envolve apenas alguns, retire quem não precisa de estar informado da lista de destinatários. Eles vão lhe agradecer.
Com todas estas sugestões, falta apenas uma que pode ajudar a sua produtividade: Aumente o tempo entre a recepção de mensagens. O normal é receber as novidades a cada 2 ou 5 minutos. Arrisque, receba apenas a cada 30, vai ver que ganha períodos de foco que aumentarão a produtividade.
Se o seu produto for uma aplicação ou um serviço web, use esta ferramenta para alertar os seus clientes e utilizadores para novas funcionalidades ou formas de melhor tirar proveito da sua aplicação.
Um e-mail que venha resolver uma necessidade que sente não é SPAM é um bom Apoio ao Cliente. Este é o lema da Equipa de Suporte do magnifinance.com
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